Na co zwrócić uwagę wynajmując sale konferencyjną?

Wynajmując sale konferencyjną musimy wziąć kilka kluczowych czynników, które mogą decydować o powodzeniu naszego szkolenia czy też konferencji.

Gdy termin konferencji, szkolenia mamy już ustalony i szukamy odpowiedniej sali konferencyjnej, przed podpisaniem umowy z właścicielem obiektu należny zwrócić szczególną uwagę na kilka detali. Poniżej prezentujemy to co jest najważniejsze, gdy planujemy wynajem sal konferencyjnych. Oto kilka praktycznych rad dla każdego organizatora wydarzeń biznesowych.

Sala Konferencyjna – dogodna lokalizacja

Przed ostateczną decyzją o wyborze miejsca, w którym będziemy chcieli zorganizować szkolenie, spotkanie biznesowe, powinniśmy dobrze przeanalizować lokalizację względem najważniejszych punktów komunikacyjnych. W przypadku dużych miastach takich jak na przykład Warszawa dojazd na salę konferencyjną może zająć nam od kilkudziesięciu minut do ponad godziny. Odpowiednio dobrze skomunikowanie centrum szkoleniowe z dworcem kolejowym i lotniskiem to podstawa przy podejmowaniu decyzji.

Warto wziąć pod uwagę wynajem sal konferencyjnych zaraz pod dużymi miastami. Dobrym przykładem jest Piaseczno pod Warszawą, które jest świetnie skomunikowane z centrum Warszawy i lotniskiem a ceny za wynajem są często niższe. Analizując lokalizację centrum szkoleniowego warto zwrócić uwagę na to, że nie każdy uczestnik spotkania przyjedzie samochodem dlatego dojazd komunikacja miejska też jest istotny.Warto pamiętać aby sama sala konferencyjna była w nie dalekiej odległości od hotelu lub aby centrum szkoleniowe miało w ofercie pokoje noclegowe. 

Wielkość sali konferencyjnej

Sala konferencyjna nie powinna być zbyt duża, ponieważ może to spowodować, że goście mogą być zbyt rozproszeni i mało zintegrowani. Dokonując wyboru odpowiedniej sali należny dobrać ją do planowanej ilości osób. Odpowiednia aranżacja sali ma również znaczenia. Proste rozwiązania sprawdzają się lepiej niż nachalny design, czy też barokowy przepych. Odpowiednie są naturalne kolory, nowoczesne i funkcjonalne meble.

Sala Konferencyjna – Udogodnienia

Dobre centrum szkoleniowe, konferencyjne powinno posiadać odpowiednią infrastrukturę. W takich miejscach należy się spodziewać darmowych miejsc parkingowych dla uczestników szkolenia Dobrze jest jak na terenie jest możliwości wjazdu autokarów. Pytając o tego typu sprawy dobrze jest dowiedzieć się o możliwej ilości samochodów, które może zaparkować bezpośrednio na terenie obiektu lub w bliskiej okolicy.

Na pewno należny również zwrócić uwagę na udogodnienia dla osób niepełnosprawnych. Należy sprawdzić czy w budynku w którym będzie organizowane szkolenie znajduje się winda, są odpowiednie podjazdy i toalety.

Wyposażenie sali konferencyjne

Organizując wydarzenie niezależnie, czy jest to szkolenie, czy też konferencja miejsce to musi być dostosowane do naszych potrzeb. Należy zwrócić na charakter i przeznaczenie wynajmowanej sali. Na pewno należny sobie odpowiedzieć czy wynajmowana sala konferencyjna, pasuje do naszego wydarzenia. Warto zwrócić uwagę na odpowiednią ilość krzeseł i stołów. Zbyt mała ilość krzeseł lub stołów, spowodują, że Twoi gości będą musieli stać z tyłu sali. Warto zwrócić uwagę na możliwość zaciemnienia wynajmowanej sali.

Ważna jest również dostępność sprzętu takiego jak: ekran, projektor multimedialny, rzutnik folii, flipchart, bezpłatny Internet WI-FI, nagłośnienie, sprzęt audiowizualny.

Cennik sali konferencyjnej

Jednym z kluczowych czynników przy wyborze sali konferencyjnej jest oczywiście cena. Dlatego warto zastanowić się co będzie nam potrzebne a potem sprawdzić ofertę. Niekiedy lepiej jest czasem zapłacić trochę więcej i mieć pewność, że nie zabraknie nam potrzebnego sprzętu. W budżecie dobrze jest również zaplanować większa ilość godzin niż zaplanowane prelekcje bo  goście muszą mieć czas na opuszczenie miejsca. Ważne jest również uzyskanie informacji kiedy i jak wcześnie będzie można rozłożyć swój sprzęt i czy jest to w cenie. Przed podpisaniem umowy, sprawdźmy warunki rezygnacji.

Przerwa kawowa, catering

Konferencje, szkolenia często trwają kilka godzin dlatego warto zaplanować dla gości poczęstunek w formie przerw kawowych a w przypadku szkoleń całodniowych lunch. Wynajmując salę warto zwrócić uwagę czy obiekt zapewnia catering. Kompleksowa organizacja konferencji składa się wielu elementów, które powinny ze sobą odpowiednio współgrać, dlatego decydując się na catering warto aby ta usług była zapewniona przez organizatora. Znacznie lepiej jest jak personel obsługujący zna topografie i sprawnie będzie mógł obsłużyć gości.

Gdy już mamy ustalone wszystkie szczegóły dotyczące wynajmu sali konferencyjnej czas na wysłanie zaproszeń uczestnikom i przystąpienie do opracowania bardziej szczegółowego harmonogramu organizowanego przez nas wydarzenia.