Planowanie konferencji, krok po kroku

Planowanie konferencji, krok po kroku

Planowanie konferencji

Nie ważne czy planujesz organizacje konferencji, szkolenia czy seminarium. Zawsze należy pamiętać, że miarą sukcesu jest zadowolony uczestnik wydarzenia. Wcześniej jednak aby móc ogłosić sukces i żeby wszystko przebiegło sprawnie, należy dobrze się przygotować zaplanować wydarzenie.

Dlaczego warto wcześniej przygotować harmonogram organizacji konferencji lub szkolenia?

Na powodzeniu naszego szkolenia czy konferencji zaważyć mogą nawet najdrobniejsze z pozoru nie mające znaczenia sprawy. Mając odpowiednio zaplanowane wydarzenie będziemy mieć pewność, że każdy szczegół naszej konferencji jest dopracowany i z wszystkim zdążymy na czas.

Odpowiednie miejsce na konferencje

Rozpoczynając planowanie wydarzenia należy przede wszystkim wybrać miejsce w którym chcielibyśmy aby nasza konferencja się odbyła. Powinniśmy przeanalizować dostępne sale konferencyjne biorąc pod uwagę liczbę uczestników i czas trwania konferencji. Są to dwa pierwsze czynniki, które pozwolą na ustalenie odpowiedniej lokalizacji. Po przeanalizowaniu i wyborze potencjalnych sal konferencyjnych powinniśmy sprawdzić czy sale te wyposażone są w odpowiedni sprzęt, który pozwoli nam ona zorganizowanie konferencji, szkolenia na odpowiednim poziomie. Powyższe, pierwsze ustalenia to dopiero początek przygotowań naszej konferencji. Jednak bez nich nie jest możliwe w pełni się przygotować.

Ważnym i decydującym czynnikiem jest budżet jaki został zaplanowany na organizację wydarzenia. Bez planu wydatków łatwo jest wyjść poza określony budżet a to już krok od katastrofy.

Budżet na organizację konferencji

Znając już potencjalne miejsce w którym chcemy zorganizować konferencje i cenę najmu należy przystąpić do określenia całościowego planu kosztów wydarzenia. Teoretycznie najważniejszy koszt, cena najmu sali jest już nam znana, więc kolejnym krokiem powinno być ustalenie kosztu planowanego cateringu. Następnie powinniśmy ustalić honorarium z naszymi prelegentami i podpisać z nimi umowy. Należy rozważyć czy jako organizator mamy zapewnić nocleg gościom wówczas w naszym budżecie powinna znaleźć się odpowiednia pozycja dotycząca noclegu. Gdy planujemy aby w przerwach wydarzenia pojawiły się jakieś dodatkowe atrakcje, wówczas również należy je umieścić w naszym budżecie. Warto w budżecie również zaplanować wszytko to co związane jest z oprawą wizualną i marketingową naszego wydarzenia, zaproszenia dla uczestników, informatory, gadżety reklamowe itp.

Rejestracja

Gdy budżet mamy już prawie zamknięty, przyszedł czas na wysyłanie zaproszeń należałoby się zastanowić nad tym jak powinna wyglądać rejestracja potencjalnych użytkowników.

Do tego celu warto wykorzystać istniejąca bądź stworzyć nową stronę internetową poświęconą konferencji czy szkoleniom. Strona taka oprócz samej funkcji rejestracyjnej pełnić będzie idealnie rolę informacyjną i reklamą Dodatkowo pełni ona rolę reklamową i informacyjną. W przypadku zaproszeń warto ponowić je do osób, które jeszcze nie potwierdziły przybycia, na około miesiąc przed rozpoczęciem wydarzenia 

Planowanie szczegółów

Czas leci nieubłaganie dlatego na około trzy tygodnie przed planowanym wydarzeniem warto upewnić się, że wszystko idzie tak jak powinno. Należy sprawdzić czy u naszych podwykonawców nie ma żadnych opóźnień i wszelkie usługi będą wykonane w planowanym czasie. W naszym planie budżetowym uwzględniliśmy oprawę wizualną, a więc między innymi materiały biurowe i promocyjne z naszym logo, takie jak: długopisy, smycze, teczki, drobne upominki. To jest właśnie czas aby sprawdzić czy ich przygotowanie jest prawidłowe i zamówiono odpowiednie ilości. Pamiętać musimy również o tym aby przygotować ankiety podsumowujące dla uczestników, dzięki którym będziemy mogli zebrać opinie od uczestników na temat zorganizowanej konferencji, szkolenia. Warto na około tydzień przed rozpoczęciem wydarzenia skontrolować zamówioną salę i sprzęt.

Podsumowanie

Konferencje, czy cykl szkoleń, które chcemy zorganizować pochłania często bardzo dużo naszego czasu. Warto na sam koniec mieć pewność, że o niczym się nie zapomniało dlatego taka Check Lista jest bardzo pomocna. Dobrze przygotowany harmonogram konferencji zdecydowanie usprawni naszą prace i po kolei przeprowadzi nas przez poszczególne organizacyjne szczeble organizacji dobrej konferencji. po zakończonym wydarzeniu pamiętajmy, że dobrym i praktykowanym zwyczajem jest wysyłanie podziękowań dla wszystkich osób biorących udział w naszym wydarzeniu.